宴会を成功させるコツ

宴会を成功させるコツ

宴会といっても、忘年会・新年会など飲み会の場はそれぞれです。
飲み会の機会が増えるほど、自分に幹事が回ってくるかも知れません。
そんな時、どうすれば宴会を成功させることが出来るかをまとめてみました。

アンケートをとる

事前に参加者の意見を聞くことで、参加者からの不平・不満は大幅に軽減されます。
参加者の予定の兼ね合いと、お店の予約のタイミングを考え、
予定日の二か月前には下記のようなアンケートをとることをおすすめします。

A
B
C

A日時と場所

受付時間があればその旨も記載しましょう。また、交通の便の良いお店を選ぶと参加者も安心です。

B料理内容

苦手な料理・食材を教えてもらいましょう。参加者すべてが満足できる料理は難しいですが、アレルギーや苦手な食材が分かっていると、事前にメニューを変更することもできます。

One Point!

ドリンクや飲み放題の内容も気を配りたい
女性の多い宴会では、ドリンクメニューは重要。
料理内容も男性が多い宴会なら、揚げ物などボリュームのある物でも良いですが、サラダなどヘルシーなメニューも取り入れた、バランスの良いコースを選ぶのが良いでしょう。

C参加費用

現時点で予定している、料理内容と予算を伝えます。
予算は少し高めに伝えることで、後から下がった場合幹事が努力してくれたと、評価にもつながります。
参加してもらえる価格帯を確認するのも必要です。

アンケートをとることで、参加者が自分の希望と違った結果だったとしても意見を出し、参加したということで、納得してもらえます。参加者にお勧めの店などを聞いて決めるのも良いでしょう。

企画・打ち合わせ

アンケートをまとめていくと、その結果参加者の予算が低く予定していたプランが難しくなる事もあります。
その場合、絶対必要な条件(例えば、飲み放題など)を確認しその他の部分を変更して、予算内に収めることが可能かお店にリサーチします。

大体の内容が決まったところで、会費と内容等を参加予定者に知らせます。
(この段階で知らせることにより、『勝手に決められた』という反発もなく、スムーズに運ぶことが可能となります。)

また、お店に予約を入れる必要もありますので予定出席人数を決めるのは、この時点が良いでしょう。
予定人数は、大まかな予測を立てて、お店に予約を入れます。
(例えば、50人参加予定でも、欠席者も出てくるわけですから40人が出席、30人なら22人が出席と予約を入れます。)

お店との打ち合わせで大事なポイントはチェック項目でまとめておくと良いでしょう
例えば、
・収容人数
・メニュー内容(料理・飲み放題)
・人数変更などの場合の連絡期限(キャンセル料の有無)
・開始や終了が遅れる場合の対応
・椅子か座敷か
・利用可能時間
・カラオケがあるなど、騒いでも大丈夫か
・幹事無料が出来るか(何人以上から)
・支払いは全額当日で良いか
などです

会費○○○○円飲み放題付
人数○○人
メニューは○○○
時間は○○~○○時の○時間
これだけ決めておけば、ほぼ完了です。

One Point!

当日対処に困らないよう、店の下見は大切
どんなに忙しくても、HPや情報誌などに頼って決めてしまうと、イメージが違っていたり、お店の接客態度が悪かったりと、楽しい時間が台無しになる事もあります。
あらかじめ、下見をしておくのは◎
(トイレの場所もチェックしておくと良いでしょう)

会費は少し多めに設定
当日予定外の増額が考えられますので、追加オーダーの可能性等も考えて、金額設定しましょう。

参加者の調整

ここでは、これまでの内容をまとめた後2回目のアンケートをおこないます。

この時点で、参加者の申し込みを兼ねたアンケート用紙にしましょう。
また、申し込みと同時に参加費用も集めることが出来れば良いのですが、形式によっては管理するのが難しい場合もあります。
その場合は、当日または前日に集めるのが良いでしょう。
ただし、宴会のその場で集めると、取りこぼしが出る可能性があり危険です。
当日集める場合は、お店に行く前に支払ってもらうのがポイントです。

アンケート用紙の記入例

忘年会のご案内

かねてよりご案内しております忘年会の詳細が決定しました。
内容は下記のようになっておりますので、内容をご確認ください。
(以前皆様よりいただきました、アンケート結果をもとに決定させていただきました)

日時・・・●月●日 (●)●:●●~ 時間厳守
場所・・・●●●●亭
参加費・・・●●円(●●分カンパ 税込み)
      料理内容等 飲み放題付 

参加の可否を●月●日(●)までにご提出ください。
参加される方は、申し込み用紙とともに上記参加費をお持ちください。
よろしくお願いいたします。



幹事連絡先   名前●● 080-0000-0000(携帯)


------------------------------------------キリトリ------------------------------------------

申し込み用紙

参加します   ・   参加しません

氏 名(          )

連絡先(   -   -   )

緊急連絡用に使用させていただきます。ご記入に協力ください。

内容としては、以上でOKです。
あとは、開催内容によって変更すれば良いでしょう。
会費を回収する場合、領収書の準備は忘れてはいけません。
集まりの内容によっては必要ないこともありますが大人数の場合、参加者の信頼・安心のため、幹事(自分自身)の為、確認の意味もこめて用意しておくと良いでしょう。

One Point!

アンケート内容を入れても良い
おすすめのお店や料理など、アンケート結果を入れることで参加者に納得してもらえるでしょう。

お店の説明があると親切
土地勘の無い人や、お店の場所が分かりにくいなど、『当日になって分からない』は避けたいですね。
また、どんなお店か事前に知りたい人もいるようです。

失敗を避けるために事前回収 参加費は当日の朝までに
申し込みとともに集めるのが、一番分かりやすく間違いが少ないですが、参加費の支払いについては別に期日を決めるのも良いでしょう。

必ず連絡先は入れておきましょう
幹事に対する信頼度が上がります。
実際幹事に入る問い合わせはそれ程多くはありません。
参加者の手元に残る用紙に明記しましょう。

申し込み用紙は約3分の1
提出部分は通常、下半分又は3分の1くらいです。

緊急連絡先を聞いておきましょう
実際に使用することは少ないですが万が一のために、確認しておくと良いです。
ほとんどの参加者は記入してくれるでしょう。

当日の段取り

当日は、参加者の誰よりも早めに会場入りは絶対です

宴会の内容や、人数、会場にもよりますが大きな宴会の場合は、会場に2~3時間前から入り宴会の流れなど最終確認をしましょう。
早めに入り、落ち着いて参加者を迎えられると良いでしょう。

当日欠席者が出た場合、すぐお店に連絡を入れましょう。
仕込みや、席の準備などキャンセル料が発生する場合があります。

宴会開始

準備段階の中で、幹事以外で乾杯・盛り上げ役などを決めておきます。
司会・進行役は男女ペアが理想。1人だと単調になりがちで、進行が滞ってしまうこともあります。数人で役割を決めて進めていくのが宴会がスムーズになるコツ。

●役割として●
・乾杯
・司会進行
・写真係
・幹事の手伝い(ゲームなどの準備)

【当日幹事が注意する点】
・宴会中の様子を見る
一人になっている人がいないか(声掛けをする)
料理や飲み物に不足が無いか
参加者が勝手に注文を入れてしまっていないか

●主役がいる場合の宴会●
宴会が進むにつれて、主役が目立たなくなってしまいます。
思い出に残る宴会にするには、とにかく主役を盛り上げ、主役に関連したゲームを企画したり、ちょっとしたサプライズを用意したりと、みんなが楽しめるようにしましょう。

会計のコツ

宴会終了後にお会計をしていてはNGです。
終了後も幹事は気を抜けません。
忘れ物の確認をしたり、見送り、後片付けがあります。
会計は宴会が始まり、少し落ち着いたころに済ませておくのが良いでしょう。
早めに済ませておくことで、少しでも重荷を減らし幹事も一緒に楽しみましょう。

One Point!

会費回収が当日の場合
会費徴収のおつりや、領収書の準備もこの時点で最終確認しましょう。

予約時など事前に確認しておきましょう
キャンセルや変更はいつまでに連絡を入れればいいのかお店によっても異なります。
事前に確認をしておけば、当日あわてることもありません。

参加意識を高める
幹事以外を指名することで、参加意欲も高まりまた、アクセントのある宴会になるでしょう。

名幹事になるには
宴会中は常に参加者に目を向けきっちりと細かいところまで仕切りましょう。

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